ניקיון משרדים

ניקיון המשרד נראה על פניו כמשימה קלה מאוד אך המציאות מוכיחה שוב ושוב שמדובר באתגר לא פשוט לבעלי משרדים רבים. פעמים רבות המשימה כה מאתגרת שהיא מותירה מעסיקים רבים אובדי עצות לאחר אין ספור ניסיונות לאתר עובדת ניקיון מתאימה לעסק. במאמר זה נסקור מהן החלופות הקיימות לניקיון המשרד שלכם. נפרט את היתרונות והחסרונות בכל חלופה וננסה למצוא מהי הנוסחה הנכונה למשרד שלכם.

החלופות הקיימות לניקיון המשרד

1. חברת ניקיון –

החלופה הנפוצה ביותר בקרב מעסיקים כיום היא קבלת שירותי ניקיון במיקור חוץ מחברת ניקיון. תהליך העבודה מול חברת הניקיון הוא פשוט להפליא ודומה מאוד לתהליך העבודה מול כל חברת מיקור חוץ אחרת. בחיפוש מהיר באינטרנט אפשר לקבל הצעת מחיר מעשרות ואף מאות חברות ניקיון ולבחור את זו המתאימה לנו ביותר. נכון לכתיבת שורות אלו (21.2.2022) ישנם 1,372 חברות ניקיון פעילות בעלות רישיון בישראל כאשר רק בתל אביב רשומות מעל 120 חברות ניקיון.

היתרונות בחברת ניקיון

א. ניהול ניקיון המשרד – גוף חיצוני שלוקח על עצמו את כל המשימות השוטפות של ניהול ניקיון המשרד החל מגיוס המנקה, הדרכה שלה, פיקוח עליה, והחלפתה בעת הצורך. כל זאת ללא צורך בהשקעת משאבי זמן של עובדי המשרד במשימות שאינם מליבת העיסוק של המשרד.

ב. גמישות ניהולית – תהליך תחילת התקשרות וסיום ההתקשרות מהיר מאוד. אין יחסי עובד מעביד והיכולת של המעסיק להחליף חברת ניקיון אחת באחרת הוא קל ומהיר.

ג. הוצאה קבועה ולא משתנה – התשלום לחברת הניקיון הוא מקובע וקבוע בהתאם להסכם והמחיר שהוחלט עליו בתחילת ההתקשרות. במרבית המקרים המחיר לא ישתנה לאורך השנים, דבר המקנה תחושת שליטה בהוצאה קבועה זו וללא הפתעות למעסיק.

החסרונות בחברת ניקיון

א. משרד לא נקי מספיק – הבעיה עם מרבית חברות הניקיון היא שבסופו של יום מעסיקים צריכים להתפשר על איכות הניקיון. מנקה שלא מועסקת ישירות דרך המעסיק, משתכרת שכר מינימום ובעלת אופק תעסוקתי לוט בערפל מסתכמים לתוצאה בינונית ואף עגומה של משרד שלא נקי מספיק. ישנם בעלי משרדים רבים שמפחדים להחליף חברת ניקיון כי הם מפחדים שיהיה אף גרוע יותר.

ב. חוסר יציבות – עבודה מול חברת ניקיון פעמים רבות מתאפיינת בחוסר יציבות. עיקר חוסר היציבות נובע משום שעובדי הניקיון מתחלפים חדשות לבקרים ומאלצים את המערכת לבצע אתחול מחדש בכל פעם. האתחול כולל גיוס מנקה חדשה, הדרכה שלה, זמן להסתגלות, היכרות עם בעלי התפקידים במשרד והשתלבות במרקם החברתי במשרד. בגלל שעבודת הניקיון היא בעלת ססטוס חברתי נמוך ושכר לא מתגמל, שכר שעבור עובדי הניקיון זהה ואחיד לכל חברות הניקיון, קשה מאוד לשמר לאורך זמן עובדי ניקיון טובים. כך שהמעגל הזה מזין את עצמו והופך גם את המעמד של חברת הניקיון ללא יציב. כי מעסיק שאינו מרוצה מחליף בקלות רבה חברת ניקיון אחרת כך שאותם עובדים מגויסים ומפוטרים בלי שכמעט תהיה להם שליטה על מהלך הדברים.

ג. קושי לעמוד על טיב חברת הניקיון – בגלל ריבוי חברות הניקיון בשוק קשה מאוד להעריך האם החברה טובה או לא. גם אם היא חברה שמנהליה ומפקחיה נחמדים ומקצועיים הם תלויים מאוד בעובדי הניקיון שכאמור מתחלפים בתדירות גבוהה.

לאילו משרדים יכולה להתאים חברת ניקיון?

חברת ניקיון הינה החלופה הראשונה שמשרדים פונים אליה ובצדק רב כי חיפוש מנקה מתאימה וכל התהליך הכרוך בהכשרתה הוא ארוך וקשה. האם זה שווה את כל המאמץ? קשה לומר. המציאות בארץ בשנים האחרונות מוכיחה שוב ושוב שהעסקת מנקה באופן ישיר מאתגרת במיוחד אז יש שישאלו למה בכלל להיכנס לזה. משרדים רבים שואלים את עצמם את השאלה הבאה: אם המנקה לא תגיע? את מי אמצא שיחליף אותה? לפיכך חברת ניקיון הינה פתרון הגיוני ולכן גם הנפוץ ביותר בישראל כיום.

2. העסקה ישירה של עובד ניקיון –

היתרונות והחסרונות בהעסקה ישירה של עובד ניקיון

מודל העסקה ישירה הוא תמונת ראי למודל העסקה באמצעות חברת ניקיון. כאשר היתרונות בהעסקה ישירה הן הפתרון לחסרונות של חברות הניקיון והפוך החסרונות של העסקה ישירה הן היתרונות של חברות הניקיון.

למשל אחד החסרונות בחברת הניקיון זה משרד שלא נקי מספיק. כאשר אנו מעסיקים מנקה שהיא עובדת של המשרד ולא של הקבלן סביר יותר להניח שיהיה לה מחויבות ואחריות כלפי המשרד המעסיק אותה. במרבית המקרים היא תרגיש שייכות לחברה וחלק מהמרקם האנושי בחברה, דבר שיחזק אצלה את המוטיבציה לנקות את המשרד באופן מיטבי. דבר נוסף כאשר עובדת הניקיון מועסקת דרך החברה היא מתוגמלת בשכר גבוה יותר ובתנאים נוחים יותר ולא מתוזזת ממשרד למשרד באי וודאות. אלו דברים מאוד חשובים שמשפיעים על המוטיבציה של המנקה לעשות עבודה משביעת רצון. בנוסף גם חשוב לה לא לאכזב את מנהליה כי היא מבינה כמה המעסיק הוא נכס עבורה לעומת הקבלן.

חסרון נוסף בחברת הניקיון הוא חוסר יציבות הנובע מתחלופת מנקות חדשות לבקרים. במודל של העסקה ישירה המעסיק מקבל יציבות לאורך שנים כמו כל עובד וותיק אחר בחברה. מנקות לא נוטות לעזוב מקום עבודה נוח ומיטיב גם אם יציאו להן הצעות מפתות אחרות ובשכר כפול! כשהן מגיעות למקום שטוב להן אז הן יישארו. דבר זה הינו בעל ערך רב למעסיקים.

מצד שני היתרונות של חברת הניקיון הן החסרות במודל של העסקה ישירה. האחריות האדמיניסטרטיבית, גיוס המנקה, החלפתה בעת הצורך, פיקוח והכשרתה הם באחריות המעסיק במודל זה ואחריות זו כפי שכתבנו בתחילת המאמר כבדה.

לאילו משרדים יכולה להתאים העסקה ישירה?

עבור משרדים גדולים מספיק. במשרדים עם צוות של בין 3 ל 10 עובדי ניקיון החסרונות של העסקה ישירה מתמעטים. כי עבור משרדים אלו הקושי של מילוי מקום למנקה בעת הצורך לא רלוונטי מכיוון שיש צוות מספיק גדול שיוכל להחליף את המנקה החסרה בכל פעם. לכן ככל שהמשרד גדול יותר כך יש היתכנות גבוהה יותר להעסקה ישירה. מצד שני כאשר מעסיק זקוק לצוות של מעל 10 עובדי ניקיון אז כאן נכנסים שיקולים נוספים של הקצאת משאבים לניהול מחלקת הניקיון לעומת האפשרות של מיקור חוץ לחברה המתמחה בשירותי ניקיון.

עבור משרדים עם סטנדרט ניקיון גבוה העסקה ישירה עם כל חסרונותיה היא כמעט והכרח.

3. עובד ניקיון עצמאי –

חלופה שולית מבחינה מספרית אך כזו שהולכת ומתפתחת. זוהי חלופה של עובדי ניקיון פרילנסרים שפתחו עסק קטן, עוסק פטור במרבית המקרים או עוסק מורשה. עובדים אלו מספקים שירותי ניקיון למעסיקים אך לא במודל העסקה ישירה אלא במודל של חברת ניקיון של אדם אחד. אותם עובדי ניקיון עצמאיים מנקים בעצמם בדרך כלל משרדים ובנייני מגורים כאשר לחלקם זהו השלב הראשון בהתפתחות לעבר הקמת חברת ניקיון בעתיד.

לאילו משרדים יכול להתאים עובד ניקיון עצמאי?

עבור משרדים קטנים זהו מודל מצוין. משרדים קטנים הם כאלו הזקוקים לשירותי ניקיון החל מפעם בשבוע ועד 4 שעות בכל יום (חצי משרה של עובד). בהרבה מאוד מובנים היתרונות של עובד ניקיון עצמאי דומים ליתרונות של עובד ניקיון שכיר בהעסקה ישירה כי הוא מקבל את הכסף ישירות מהמשרד ויש לו מחויבות למשרד כלקוח. מצד שני יש לסייג ולומר שכאשר העובד מגייס הרבה משרדים מחויבותו לכל משרד בנפרד הולכת ופוחתת.

עבור משרדים קטנים עניין מילוי המקום פחות אקוטי מאשר למשרדים גדולים יותר. גם אם המנקה לא יגיע מספר ימים המשרד ידע במרבית המקרים להכיל את ההיעדרות ולחכות לחזרתו מימי המחלה או החופשה. לכן ככל שהמשרד קטן יותר כך עניין ההיעדרות חשוב פחות.

4. הפתרון הייחודי של נקי כפיים –

למשרדים קטנים אנו מספקים עובדי ניקיון עצמאיים. עובדים שעוברים אצלנו תהליך של הכשרה והעצמה הדרגתי. אנו מסייעים לעובדים בגיוס משרדים ובהנהלת החשבונות ומן הצד השני אנו מהווים כתובת עבור המשרדים כאשר ישנן בעיות כמו למשל היעדרות ארוכה או ירידה באיכות הניקיון של המנקה. בגלל שהמנקה נעזר בנו חשוב לו להוכיח את עצמו ולהמשיך לתת שירות טוב לכלל לקוחותיו.

למשרדים בינוניים המעוניינים להעסיק את המנקה באופן ישיר פיתחנו מודל גיוס והכשרה הדרגתי בו אנו מעסיקים את המנקה לתקופת זמן מוגבלת בה אנו מכשירים אותה ובוחנים את מידת התאמתה למשרד. לאחר תקופה זו אנו מעודדים את המשרד להעסיק אותה באופן ישיר עם שירות החלפות בו אנו מתחייבים להחליף את המנקה בעת הצורך. במודל זה אנו משלבים בין המעטפת שנותנת חברת הניקיון ובין כל היתרונות של העסקה ישירה.