מהי התדירות הרצויה לניקיון המשרד שלכם?
האם בכלל ניתן לענות על השאלה - מהי התדירות הרצויה לניקיון המשרד? הרי מדובר בשאלה מאוד פרטית ואישית כי הרי אין תשובה נכונה או לא נכונה לשאלה זו. כל בעל משרד מקבל את ההחלטה על פי ראות עיניו או על פי פידבקים שהוא מקבל מהעובדים שלו. לכן נשאלת השאלה האם ניתן לקחת סוגיה שקשורה להעדפות אישיות ולנסות למצוא לה נוסחה כללית? במאמר זה ננסה לפרט מהם מכלול השיקולים שיסייעו לכם להחליט מהי התדירות הרצויה לניקיון המשרד שלכם. ובנוסף לכך גם נשתף על ניסיוננו בתחום הזה ועל שיקולים שמשרדים רבים עושים בפועל.
חמשת הפרמטרים שיעזרו לכם לקבוע – מהי התדירות הרצויה לניקיון המשרד שלכם
ישנם 5 פרמטרים עיקריים ששקלול שלהם יקבע את תדירות ומשך הניקיון של המשרד שלכם. חמשת הפרמטרים במאמר זה מסודרים לפי סדר השפעתם על תדירות ניקיון המשרד, כאשר הפרמטר ראשון הינו המשמעותי ביותר והאחרון הכי פחות משמעותי.
1. מספר העובדים והמבקרים (אורחים) המגיעים למשרד מידי יום – זהו הפרמטר המשפיע ביותר מניסיוננו. כדוגמא אוכל להביא מקרה של משרד אותו ניקינו באופן קבוע כל יום במשך 4 שעות אולם לאחר מספר חודשים שמנו לב שעבור אותו משרד, ללא מטלות מיוחדות, ללא שינוי בריהוט, בעיצוב החלל או בשטח המשרד, זמן הניקיון התארך ל 5.5 שעות. הסיבה לכך, וכפי שהתברר בהמשך, הייתה מספר העובדים המגיעים למשרד מידי יום. השינוי נבע מגיוס עובדים חדשים כי החברה התפתחה וגם מ"הרגעות" של התפשטות נגיף הקורונה, שבזכותו עובדים רבים העדיפו לעבוד מהמשרד במקום מהבית.
2. אופן השימוש במשרד – מכלול השימושים שאנו עושים במשרד שלנו בנוסף לסביבת העבודה הרגילה שהינה: פינת מחשב, כיסא ושולחן עבודה. למשל האם יש מטבח מאובזר או רק מטבחון קטן? האם יש שולחן אוכל? כמה עובדים אוכלים במשרד עצמו וכמה מחוץ למשרד? האם במשרד יש שירותים? מניסיוננו ככל שישנם יותר שימושים שונים במשרד כך גם זמן ותדירות הניקיון גדלים.
3. עיצוב פנים המשרד – ככל שחלל העבודה המשותף גדול יותר כך הצורך בניקיון גדל, והפוך כאשר חלל העבודה מחולק ובו לכל עובד יש פינת עבודה משלו (משרד נפרד), הצורך בניקיון קטן. הסיבה לכך היא שכאשר העובד עובד בפינה נפרדת הוא יכול להיות אחראי יותר על הניקיון של הפינה שלו ולשמור אותה נקייה ומסודרת. אך כאשר החלל משותף, קשה הרבה יותר לשמור על הניקיון כי התחושה היא שזה של כולם ולא רק שלך.
דבר נוסף ומשמעותי בעיצוב המשרד הוא כמות החפצים והפריטים הדורשים ניקיון. חפצי נוי, מדפים, זגוגיות ומראות, חפצים אישיים עם ערך סנטימנטלי, שטיחים, וריהוט ועוד. כדוגמא לחשיבות החפצים והפרטים במשרד אוכל לספר כי לפני כמה שנים נכנסתי למשרד של שני חדרים קטנים ולקח לי לנקות כל חדר שעה שלמה ובקצב מאוד מהיר של עבודה ללא מנוחה. הסיבה לכך הייתה שהיו שם המון פריטים שדרשו תשומת לב מיוחדת ופרטים שצוברים אבק ולכלוך.
4. מידת ההקפדה של העובדים על הסדר והניקיון – פרמטר זה חשוב מאין כמותו על תדירות הניקיון הדרושה וגם על אורך הזמן של הניקיון בכל ביקור במשרד. משרדים בהם מנהלת המשרד, מנהלת משאבי האנוש או מנכ"ל המשרד מקפידים שהעובדים ישתפו כלים או שיניחו אותם במדיח הכלים, שינקו אחריהם לאחר סיום ארוחת הצהריים, ישמרו על סביבת עבודתם האישית נקיה, ישמרו על המטבח מסודר ונקי וכך גם על המקרר במשרד, הדבר משפיע באופן דרמטי על הסדר והניקיון במשרד ומתוך כך גם על התדירות בה המשרד זקוק לניקיון.
5. גודל המשרד – ככל שהמשרד גדול יותר כך גם יש יותר שטח שבעל פוטנציאל להתלכלך ולהערים אבק. אבל באופן שישמע קצת לא הגיוני הוא מדורג כפרמטר האחרון המשפיע על הצורך בניקיון. נכון שמשרד גדול ללא שימוש בכלל צובר אבק רב, אך מניסיוננו, השימוש ואופן השימוש משפיעים יותר.
ההבדל בין ניקיון הבית שלי לניקיון המשרד
ניקיון המשרד שלנו שונה באופן מהותי מניקיון הבית שלנו כי בבית אני גר לבדי, עם השותפים שלי או עם משפחתי הגרעינית כך שכל תא משפחתי לפי טעמו האישי יכולים להחליט מתי מנקים, כמה זמן בכל פעם ומתי יש צורך בניקיון יסודי יותר. ישנם שיקולים נוספים שמתווספים לשגרת ההעדפות הרגילה כמו למשל כאשר אורחים מגיעים לבית שלנו ואז כהכנה נהוג גם לנקות את הבית כי זה לא ממש נעים לארח אנשים זרים כשהבית מלוכלך.
המשרד הוא מקום עבודה ציבורי וככזה משותף לאנשים זרים אחד לשני שפחות מכירים את אורח החיים האישי והטעמים האישיים של כל אחד ואחת מהעובדים. דבר שני, לבעלי המשרד אין שליטה מלאה בכל הנוגע לשאלה מתי מגיעים אורחים למשרד. אורח יכול להיות חבר של אחד העובדים, נותן שירותים כזה או אחר או אף לקוח של החברה שהזמין אחד העובדים. כך שככל שהחברה גדולה יותר ומספר העובדים גדול יותר כך השליטה של מנכ"ל החברה על תדירות הכניסה למשרד קטנה עוד יותר. לכן במקרה של ניקיון המשרד ישנן שתי גישות מקובלות בכל הנוגע לשאלה - כמה נקי המשרד יהיה. אחת היא להנהיג סטנדרט בסיסי של ניקיון וכזה המייצג את המכנה המשותף הנמוך ביותר של כלל העובדים. הגישה השנייה היא להנהיג סטנדרט גבוה יותר מהמינימום הנדרש אך כזה שייאכף באופן תדיר על ידי מנהלת המשרד או אותו בעל תפקיד המעוניין להנהיג סטנדרט גבוה של ניקיון וסדר במשרד.
האופציות האפשריות מבחינת תדירות ניקיון המשרד
כל האופציות המוצעות הן בגדר הערכה כללית בלבד ואינם המלצה או תשובה לשאלה מהי התדירות הראויה לניקיון המשרד כי כפי שציינו בתחילת המאמר זו שאלה אישית ופרטית של מנהלי ועובדי המשרד.
1. ניקיון פעם בשבוע – מתאים למשרדים קטנים ומשפחתיים וכאלה שכלל העובדים שומרים על הניקיון של פינות העבודה שלהם ועל החללים הציבוריים במשרד. משרד ללא מטבח גדול וללא שירותים בדרך כלל. משרד שעובדים בו בקביעות בדרך כלל עד 5 עובדים.
2. ניקיון פעמיים בשבוע – מתאים למשרדים קטנים של עד 10 עובדים ללא שירותים או מטבח גדול. או לחלופין משרדים שיש בהם שירותים אך בהם מקפידים הקפדה יתרה על הניקיון או שכמות העובדים בהם קטנה יותר.
3. ניקיון 3 פעמים בשבוע – ישנם משרדים קטנים המעוניינים בניקיון יום כן יום לא. במשרדים אלו נוהגים להקפיד על הסדר והניקיון במשרד אך מכיוון שישנם אולי עובדים רבים, מטבח פעיל וגדול, שירותים במשרד, חללים גדולים ומשותפים הזקוקים לניקיון שוטף או אורחים רבים המגיעים למשרד, יש צורך בניקיון של יותר מפעמיים בשבוע.
4. ניקיון יום יומי –
עבור משרדים קטנים - משרדים קטנים המרגישים צורך בניקיון יום יומי של עד שעתיים או שלוש בכל יום בדרך כלל יהיו עם מעל 10 עובדים או עם שירותים במשרד ומטבח מאובזר. ישנם משרדים קטנים אשר חשוב להם עניין הייצוגיות עבור אורחים ולקוחות הפוקדים את המשרד באופן תדיר. לכן במקרה כזה גם משרד קטן יזדקק לניקיון יום יומי. אופציה נוספת היא עניין של טעם אישי. במידה וחשוב לבעלי המשרד שהמקום יהיה מוקפד ונקי אז תהיה דרישה לניקיון יום יומי או מן הצד השני כפי שנאמר הקפדה ואכיפת נהלי סדר וניקיון בקרב עובדי המשרד.
עבור משרדים בינוניים וגדולים – משרדים עם מעל 30 עובדים הצורך בניקיון יום יומי הוא ממש הכרח כי כפי שאמרנו מספר העובדים הפוקדים את המשרד מידי יום הינו הפרמטר המשמעותי ביותר בתדירות הדרושה לניקיון המשרד. את זמן הניקיון יש להאריך על פי הצרכים של כל משרד וקשה מאוד למצוא לכך נוסחה כללית.