ניקיון משרדים גדולים

משרד גדול?

מרבית המשרדים הפונים אלינו הם משרדים קטנים. כאשר את גודל המשרד אנו מגדירים לפי התדירות והיקף שעות העבודה הדרושים לניקיון שוטף של המשרד. על פי הגדרתנו, משרדים קטנים הינם כאלו הזקוקים לשירותי ניקיון החל מפעם בשבוע ולמשך שעת עבודה אחת לפחות ועד 3 שעות עבודה בכל יום. לעומת זאת אנו מגדירים משרדים גדולים ככאלו הזקוקים לשירותי ניקיון החל מ 4 שעות ביום לפחות ועד משרה מלאה של עובדת ניקיון.

מהם הצרכים של משרדים גדולים?

עובד ניקיון קבוע – משרדים גדולים במרבית המקרים זקוקים לשירותי ניקיון של 6-7 שעות עבודה בכל יום בממוצע ובדרך כלל הניקיון מתבצע במהלך שעות פעילות המשרד, כלומר משעות הבוקר ועד אחרי צוהריים. לחלופין ישנם משרדים המעדיפים שהמנקה תגיע לאחר ארוחת הצהריים מהשעה 14:00 והילך ואף כאלו שהיו מעוניינים שהמנקה תתחיל אחרי הצוהריים ערב. בכל מקרה ניתן לראות שהמנקה לא יכולה להגיע לאחר שעות הפעילות או לפני שעות הפעילות כי מדובר בהרבה שעות וכי מרבית המנקות לא היו רוצות להגיע לנקות במשך הלילה, אלא אם ישנן שתי מנקות שמנקות יחד את המשרד .

לפיכך המנקה היא דמות שכולם רואים במשך יום העבודה ומכירים ולכן כולם היו מעדיפים שהמנקה תהיה קבועה ולאורך זמן. הדבר דומה לכך שלא היינו רוצים שיתחלפו לנו עובדים שאנחנו רגילים לעבוד אתם במשך חודשים ושנים ולכן בהתאם גם לא נרצה לראות תחלופה גבוהה של המנקה. ההרגשה שאתה מגיע למקום מוכר וקבוע בו אתה מכיר את עמיתיך לעבודה, יש לכם את אמירת הבוקר טוב ואת שאלת המה נשמע, היא הרגשה שקשה לכמת אותה אך היא חשובה לכולנו. הרגשה זו מתקשרת לרגש השייכות אשר הינו מהצרכים הבסיסיים ביותר שלנו כבני אדם והוא נכון לכל עובדי המשרד החל מהמנהלים הבכירים ועד אחרון העובדים.

לעובד ניקיון קבוע לאורך זמן יש יתרונות כמו לכל עובד קבוע. ההיכרות עם צורכי המשרד וההתנהלות השוטפת חוסכת מאנשי המשרד להכשיר, ולהעיר שוב לכל מנקה שמתחלפת. מנקה קבועה כבר מכירה את הנפשות הפועלות ויודעת לתמרן בין הצרכים והרצונות של כלל העובדים. מנגד גם העובדים מכירים את דפוס הניקיון של המנקה ויודעים מה היא מנקה ביום ראשון ומה היא עושה ביום חמישי כך שזה מקנה תחושת ודאות, ביטחון ורוגע.

עובד ניקיון אחראי – כאשר אתם מעסיקים את העובד אתם מצפים ממנו להתנהלות אחראית. שזה אומר הגעה בזמן שקבעתם, ביצוע המטלות השוטפות והמיוחדות בדיוק כפי שסיכמתם בתחילת העסקתו. במידה ויש בעיה הייתם מצפים שיעדכן ויודיע על כך מראש. אחריות אישית היא דבר כה חשוב שבלעדיה קשה להתנהל כי אם מנהל המשרד לא יכול לסמוך על המנקה וצריך לבדוק ולפקח עליו בכל יום זה גם מתסכל וגם בזבוז של משאבי זמן רבים. לכן לאחר זמן הסתגלות ישנה ציפייה שהמנקה יוכל להתנהל לבד ובאחריות ללא צורך בפיקוח צמוד.

הגדלת ראש – היינו מצפים מהמנקה ומכל עובד שלא רק יעשה את מה שביקשנו אלא שיעשה את המעבר למצופה או את כל מה שאנחנו לא אמרנו לו. מנהל המשרד עוסק בענייניו והמנקה שאמון על ניקיון המשרד רואה את הדברים בפריזמה שלו ורואה את מה שאחרים גם לא בהכרח זוכרים או לא בהכרח רואים. למשל אם המנקה מתבקש לנקות את המקרר אחת לשבוע ולא נאמר לו למשל שיש לזרוק את הקופסאות הישנות או את מוצרי המזון שפג תוקפם אך הוא מחליט לעשות את זה בכל זאת כי זה מתבקש על מנת לעשות סדר, זו דוגמא להגדלת ראש. דוגמא נוספת היא לדאוג מראש שכל מוצרי הניקיון יהיו זמינים ובמידה ומשהו עומד להיגמר לעדכן את מנהלת המשרד ולדאוג למילוי המלאי. ישנם דברים רבים נוספים כמו ניקיון בפינות שלא כל כך רואים כמו מאחורי המקרר, לנקות ולסדר את הארונות ודוגמאות רבות נוספות.

תודעת שירות – עובד הניקיון הוא איש שירות וככל שהמנקה הינו אדם נחמד יותר, נעים, חייכן ושירותי כך כולם מרוצים הרבה יותר. רבים מאיתנו נתקלנו במנקה זעפן שאינו מרוצה באופן תמידי ושדברים כאלו או אחרים אינם לרוחו. עם זאת יש לומר כי לכל מנקה יש לפעמים את התחושה שמזלזלים בעבודתו ולא מעריכים אותו או מתייחסים אליו כמובן מאליו. גם לעובדי המשרד יש אחריות לשמור על הניקיון וזה לא הוגן להפיל את האחריות האישית של כל עובד לניקיון סביבתו על המנקה. תרבות ארגונית מכבדת היא כזו שהעובדים מכבדים אחד את השני וגם את המנקה ואם למשל עובד עשה לעצמו קפה ושפך כמה טיפות על הרצפה ראוי שייקח מטלית נייר וינגב אחריו. אין זה ראוי לחכות למנקה שתגיע ותנקה אחריו. בשורה התחתונה המנקה היא אשת שירות כמו אנשי שירות רבים וככל שחווית השירות שאנו מקבלים נעימה לנו יותר אנחנו מרוצים יותר. מנקה שמבין זאת וזה חלק מהאופי ומתפיסת תפקידו המקצועי ימצא שהתנהלות זאת הינה משתלמת במיוחד.

מנקה מחליפה – למשרדים גדולים שזקוקים לשעות ניקיון רבות מידי יום ישנם לפחות כ 20 עובדים קבועים המגיעים מידי יום למשרד. ככל שיש יותר עובדים במשרד כך הצורך בשעות ניקיון גדל בהתאמה. עובדים רבים במשרד זה אומר שיש תנועה מאוד גדולה המייצרת לכלוך במטבח ובחללים נוספים הזקוקים להשגחה וניקיון מידי יום. משרד גדול אינו יכול לאפשר לעצמו שלא תגיע מנקה יומיים שלושה ולפעמים גם יום אחד של היעדרות הוא מעמסה גדולה מידי. לכן למשרדים גדולים יש צורך אמיתי לדאוג לעצמם למנקה מחליפה כאשר המנקה הקבועה לא יכולה להגיע מפאת מחלה או חופשה.

שקט נפשי – לכל משרד, לגדול וגם לקטן, יש צורך בשקט תעשייתי. כלומר להעביר את המטלה והאחריות לניקיון המשרד למישהו שיעשה את העבודה והעבודה תתבצע כמו שצריך. זה דומה לטייס אוטומטי שאני מעביר את האחריות, העבודה מתבצעת ואני משלם תמורת השירות בסוף החודש. לכן משרדים מחפשים פתרונות שיבטיחו להם את השקט הנפשי שהם כל כך מייחלים אליו, ובצדק רב.

מהם היתרונות של חברות הניקיון למשרדים גדולים?

לחברת הניקיון יש כמה יתרונות מובהקים עבור משרדים גדולים.

גיוס, ניהול ופיקוח – חברת הניקיון היא חברת מיקור חוץ עבור המשרד וככזו היא לוקחת על עצמה את כל התפקידים שהיו צריכים להיעשות על ידי המשרד עצמו בכל הנוגע לניקיון המשרד. בגלל שניקיון ואחזקה שוטפים של המשרד הם לא מליבת הפעילות של המשרד אז יש רצון להעביר את האחריות לצד שלישי שתחום מומחיותו הוא ניקיון.

גיוס עובדי ניקיון בעת הנוכחית אינו דבר פשוט כלל. הגיוס אינו דומה לגיוס עובדים אחרים וענף הניקיון נחשב כענף שאתגר הגיוס של עובד/ת ניקיון מתאים הוא קשה במיוחד. גם לאחר הגיוס ישנה תקופה של ניסיון שבה רואים שאין התאמה ויש צורך להחליף את המנקה. ישנם מקרים בהם יש צורך בפיקוח הדוק על המנקה כי אינה מספיק אחראית. לכן בשנים האחרונות משרדים רבים שכן רוצים לגייס עובדת ניקיון שתהיה עובדת החברה נתקלים בקשיים רבים, גם כאשר הם מציעים שכר גבוה לעובדת הניקיון, הרבה מעבר למקובל בשוק, אין הדבר מביא לפתרון ארוך טווח לבעיה. ניכר ששכר גבוה והעסקה ישירה אינה הפרמטר העיקרי במחויבותה של המנקה למשרד.

לחלל הזה נכנסות חברות הניקיון שבמעגל קסמים גם מעצימות את אותו דפוס ואת ההרגשה של המעסיקים שקשה עד בלתי אפשרי למצוא מנקה נאמנה ואחראית לאורך זמן. חברת הניקיון למעשה מספקת באופן פשוט למדי את הפתרון עבור המשרד. היא גם תגייס, תכשיר, תפקח ותנהל את ניקיון המשרד. עם כל הקשיים שצוינו מדובר על סיוע לא מבוטל למעסיקים.

החלפת עובדת ניקיון – חברת הניקיון היא כתובת נאמנה וזמינה לפנות אליה כאשר המנקה לא מגיעה. בגלל שלחברות הניקיון מאגר גדול וזמין של מנקות. הן בקלות יכולות לדאוג למחליפה בעת הצורך כך שהמשרד לא יוותר ללא שירות ניקיון שוטף.

גמישות ניהולית – השיח מול חברת הניקיון הוא שיח עסקי ולכן קל ופשוט יותר עבור בעלי המשרד. במידה וישנו חוסר שביעות רצון ניתן בקלות לחפש ולמצוא חברת ניקיון אחרת. ההתנהלות היא קלה ופשוטה מול חשבונית וללא צורך להעסיק את העובד על כל הכרוך בכך.

אלטרנטיבה לחוסר הנעימות הכרוכה בפיטורין של עובד/ת ניקיון -משרדים רבים מציינים בפני כי אחד הדברים שהכי מפריע להם בכל הנוגע בהעסקה ישירה של מנקה הוא הצורך לערוך שימוע ולפטר עובד ניקיון. בגלל שעובדי הניקיון נתפסים כחלשים ומוחלשים ואולי אף מסכנים, האילוץ והצורך לפטר אותם קשה מאוד רגשית, כל כך קשה שבמקרים רבים המשרדים מעדיפים להישאר עם משרד שאינו נקי מאשר לפטר את עובד/ת הניקיון. בהיקשרות מול חברת הניקיון הדיסוננס הנפשי הזה נפתר כי מי שעושה זאת הוא הקבלן.

למה חברות הניקיון מאכזבות שוב ושוב?

ישנם הסיבות הידועות שבהן עסקתי גם במאמרים אחרים כגון: תחלופת עובדים גבוהה, טלפון שבור בין המשרד, המפקח והמנקה, תחרות הולכת וגדלה בין הקבלנים על המחיר, אדישות של עובד הניקיון ועוד. במאמר זה אני אוסיף כמה סיבות נוספות ואעמיק בהן.

תקרת הזכוכית של שכר מינימום – כאשר מרבית שוק המשרדים עובדים עם חברות הניקיון לעובד הניקיון אין יכולת השפעה על השכר שלו, כי זהו למעשה שוק של קבלנים. אז העדפה של עובד ניקיון לקבלן כזה או אחר יכולה להיות בעיקר סביב השאלה כמה שעות עבודה הוא נותן. לכן קבלים שיכולים פוטנציאלית לתת לעובד הניקיון יותר שעות יהיו אטרקטיביים יותר בעיני העובדים החרוצים והרציניים. כלומר הדרך היחידה להרוויח יותר כסף היא לעבוד יותר שעות.

שכר מינימום דומה בכל מקום ללא קשר למידת איכות העבודה וההשקעה של העובד וללא אפשרות להעלות את השכר. לכן שיטה זו היא מתכון בטוח לכך שהמנקה יאבד את המוטיבציה שלו לעבוד קשה, בדומה מאוד לשוק קומוניסטי, בו לא משנה כמה קשה תעבוד תרוויח את אותה המשכורת אז נשאלת השאלה, למה לעבוד כל כך קשה?

אין אופציה ריאלית לקידום עבור המנקה – בנוסף לתקרת הזכוכית של השכר גם אופציה לקידום העובד לא קיימת פרט לכאלו שאולי יהיו מתישהו מפקחים בחברת הניקיון. כלומר השכר אומנם זעום אך גם אין אופק ברור לצמיחה כך שזה יוצר מצב של קיפאון ודכדוך.

אין משמעות לעשיה - כשעובד הניקיון הוא שקוף, והוא בעיקר אמצעי, הוא אט אט מאבד את החיבור שלו לעשייה עצמה. לכל בעל מקצוע שירותי יש תשוקה לרצות את הלקוח. יש הנאה בסיסית מכך שהאדם, הלקוח, מרוצה. למשל טבח טוב הוא בדרך כלל כזה שעובד מתוך תשוקה והנאה לצפות באחרים נהנים מהאוכל שהוא בישל. גם עובד ניקיון יכול וצריך להנות מהידיעה שהניקיון שלו משפיע על הרגשתם הטובה של עובדי המקום. שהניקיון משפיע על מצב הרוח של העובדים, תחושת הסדר והארגון ואולי אף על פיריון עבודתם. כאשר העובד עובד ישירות מול בעל המשרד האפשרות לחוש את אותה הרגשה עולה באופן משמעותי. מנקה בעל יכולות חברתיות ותקשורתיות נמוכות יתקשה לקבל פידבק מספק מעובדי המשרד ויסתפק במשכורת הנכנסת בתשיעי לחודש מהקבלן. לעומת זאת מנקה שיחתור לקבל פידבק מהסביבה באמצעות יכולותיו החברתיות המפותחות ימצא סיפוק רב יותר מהעשייה. בכל מקרה, כאשר המנקה עושה את מלאכתו נאמנה, מומלץ לבעלי המשרד ואף לעובדי המשרד לפרגן באופן יזום למנקה כי זה בהחלט משפר את תחושת הגאווה והסיפוק מהעשייה ובתורו מגדיל את המוטיבציה של העובד לעבוד.

אין חיבור למקום – כאשר העובד הוא עובד של המשרד עצמו החיבור למקום הוא טבעי. כשהמנקה מנקה אז הוא מנקה עבור הבית שלו, עבור הארגון שלו. הוא לא עובד עבור הקבלן. גם החיבור לשאר העובדים במשרד הוא חיבור מאפשר יותר מאשר עובד ניקיון שקוף מטעם הקבלן. מנהלי משאבי אנוש יודעים כסוד גלוי שכאשר העובד מחובר יותר ומכיר יותר את שאר עמיתיו לעבודה הוא ירצה להמשיך ולהתמיד בעבודה זו.

מה אנחנו מציעים למשרד הגדול?

למשרדים הגדולים אנו מציעים שירות ניקיון אישי ושקט נפשי לטווח ארוך. כפי הידוע אין תחליף למנקה פרטית שמחויבת למקום העבודה ומרוצה מתפקידה. אך גיוס מנקה כזו, בדיקת התאמתה לתפקיד ולמשרד, החלפה שלה בעת הצורך וליווי שלה לאורך הזמן הם משימות נלוות שמקשות על משרדים רבים לגייס עובדת כזו, לכן מרבית המשרדים פונים בלית ברירה לחברות הניקיון.

אנו מציעים לכם את פתרון האמצע המחבר בין השירותים החיוביים של חברות הניקיון לבין היתרונות של מנקה פרטית. תהליך העבודה שלנו מורכב משלושה שלבים:

שלב 1 – גיוס והכשרה של עובדת הניקיון – חודשיים

בשלב זה אנו ניקח את מלוא האחריות הכוללת על ניקיון המשרד בדומה לאחריות שלוקחות חברות הניקיון.


חודש ראשון

העמדת המשרד מבחינת הניקיון - הניקיון הראשוני מאוד חשוב על מנת להביא לידי ביטוי כבר מהשלב הראשון את השינוי החיובי שלא רק ישמע אלא גם יראה ויורגש, כלומר משרד נקי. את מלוא האחריות לניקיון המשרד לוקח על עצמו מנטור מטעם נקי כפיים (מנקה עצמאי/ת וותיק, יסודי ומקצועי כאשר מאחוריו/ה משרדים רבים מרוצים לאורך השנים) יחד עם המנקה הייעודית שתגויס למשרד.

גיוס עובד/ת ניקיון רלוונטית ובדיקת התאמה ראשונית לתפקיד – המנקה שהפך מעובד ניקיון שכיר לעצמאי רואה בעבודתו מקצוע לכל דבר וכך גם תראה התוצאה.

העסקה של עובד/ת הניקיון על ידי נקי כפיים – בשלב זה ובשלב השני עובדת הניקיון הינה תחת האחריות של נקי כפיים כאשר אנחנו מעסיקים אותה בתלוש שכר.

הכשרה צמודה של עובדת הניקיון יחד עם מנטור ניקיון – המנטור מנקה יחד אתה את המשרד בשבועיים שלושה הראשונים ולאחר מכן מפקח על עבודתה מידי יום. במידה ועובדת הניקיון אינה מתאימה או אינה יכולה להגיע לעבודה מאיזו סיבה המנטור ממלא את מקומה ולוקח על עצמו את כל משימות הניקיון עד לגיוס מנקה חדשה או חזרתה של המנקה שכבר גויסה. לשם הפשטות מבחינת המשרד, המנטור הוא המנקה הבלעדי ואיש הקשר מול המשרד.


חודש שני

פיקוח על המנקה – במידה ולאחר חודש המנקה נמצאה אחראית, יסודית ומתאימה לצורכי המשרד, המנטור מתחיל אט אט לשחרר ולתת לה לקחת על עצמה את כל המשימות השוטפות של ניקיון המשרד. כאשר בסוף היום הוא מגיע לבדוק ובמידת הצורך לתקן ולנקות שוב היכן שצריך.

החלפה של המנקה – במידה והמנקה הקבועה לא יכולה להגיע לעבודה המנטור יחליף וימלא את מקומה עד לחזרתה לעבודה.


שלב 2 – התמדה – (בין חודש ל 4 חודשים – אנו ממליצים על 4 חודשים)

עליית מדרגה ראשונה מבחינת שכר עובד/ת הניקיון – במידה ועובדת הניקיון נמצאה מתאימה לאחר חודשיים בה המנטור והמשרד הכירו את המנקה ניתן לעבור לשלב השגרה. שלב זה חשוב כי הוא אינדיקציה מצויינת האם המנקה מתמידה, מגיעה בזמן, שומרת על סטנדרט ניקיון כפי שהיה שהמנטור היה צמוד אליה.

פיקוח פחות הדוק על המנקה – בשלב זה המנטור עדיין מעורב ומגיע לפקח אך בתדירות הולכת ופוחתת על מנת לתת לעובדת הניקיון לקחת אחריות מלאה על ניקיון המשרד.

קשר וליווי קבוע – המנטור יהיה עם המנקה בקשר אישי גם בפן המקצועי אך בעיקר כליווי ותמיכה מורלית ורגשית.

שיחת היכרות אישית עם מנהלת המשרד או בעלי המשרד – בשלב זה איש הקשר במשרד יפגוש את המנקה ויערוך אתה שיחת היכרות ויאשרר בשיחה את תהליך הצמיחה שניתן לעובדת בשלב הריאיון הראשוני על ידי המנטור. בשלב זה הערות לניקיון וכל התקשורת השוטפת יכולים להיות ישירות מול המנקה.


שלב 3 – השמה של עובדת הניקיון כעובדת מן המניין של המשרד – לאחר 3 עד 6 חודשים (מומלץ לאחר 6 חודשים)

השמה של עובדת הניקיון למשרד – בשלב זה עובדת הניקיון עוברת להיות מועסקת על ידי המשרד עצמו כעובדת מן המניין.

עליית מדרגה שניה מבחינת שכר עובד/ת הניקיון – בשלב זה המנקה מקבלת עליה נוספת בשכרה ובהתאם לתהליך הצמיחה שסוכם אתה עוד בריאיון הראשוני.

שירות החלפות (אופציה) – נקי כפיים תוכל לקחת על עצמה את האחריות להחליף את המנקה בעת היעדרותה עקב מחלה או חופשה.

שמירה על קשר (אופציה) - המנטור ימשיך ללוות מרחוק את המנקה ואת המשרד וישאל לשלומם מידי פעם לפעם. בנוסף יהיה המנטור כתובת לכל בעיה של המשרד או העובדת וינסה לתווך בין הצדדים ואף לפתור את הבעיה במידת הצורך. במידה וישנו צורך לריענון איכות הניקיון לאחר תקופה מסוימת בגלל רפיון, המנטור יחזור לעבוד עם המנקה יחד כפי שהיה בתחילת הדרך ובכדי להחזיר את המנקה למסלול הראשוני הן בפן המקצועי שירותי והן בפן המנטלי רגשי.